Si të përpilojmë një procesverbal

Shkrimi zë një vend të rëndësishëm në procesin e komunikimit. Natyra, forma, përmbajtja gjuhësore dhe gjatësia e shkrimit varen nga llojet e ndryshme të komunikimit. Shkrimet klasifikohen në shkrime letrare, në shkrime shkencore, në shkrime publicistike, në shkrime administrative etj.

Të gjitha shkrimet kanë veçori karakteristike dhe dallohen ndër vete, por për mësimdhënësit (kujdestarët e klasave), sidomos, një peshë të veçantë ka shkrimi administrativ zyrtar (dokumenti administrativ zyrtar). Ata janë pjesë e këshillit të arsimtarëve në kuadër të shkollës dhe shkrimi administrativ zyrtar për ta është kusht i domosdoshëm për çdo mbledhje të mbajtur.

Sipas Zijadin Munishit (1984), procesverbali është një lloj shkrimi administrativ zyrtar; është dokument zyrtar. Atë e mban individi dhe e verifikon tubimi në të cilin është mbajtur, ose verifikuesit e zgjedhur të procesverbalit. Në pikëpamje gjuhësore procesverbali shkruhet me një stil administrativ të ligjëratës së lirë bisedore. Fjalitë duhet të jenë të plota dhe në mënyrë sa më të saktë të shprehim thelbin e përmbajtjeve të mendimeve të shfaqura. Fjalët përdoren me kuptimin e tyre të parë dhe pa ngjyrime emocionale. Në të shënohen pikat më kryesore të rrjedhës së një mbledhjeje. Ka një strukturë të caktuar pak a shumë të fiksuar. Për të përpiluar një procesverbal (protokoll) nevojiten këto të dhëna:

-           Çfarë mbledhjeje mbahet,

-           Ku dhe kur mbahet,

-           Në praninë e kujt,

-           Me çfarë rendi të ditës,

-           Çfarë shërben si bazë për diskutim nëmbledhje,

-           Diskutimet individuale,

-           Kërkesat,

-           Propozimet,

-           Përfundimet individuale.

Rrjedha e shënimeve të mbajtura në procesverbal, sipas tij, pothuajse është e zakonshme për çdo procesverbal. Procesverbalet mund të mbahen në mbledhjet e organizatave politiko-shoqërore, të organeve shtetërore dhe të punës së bashkuar etj. Një model procesverbali të shkëputur në njërin nga librat e profesor Munishit mund ta shihni më poshtë:  

PROCESVERBAL

i mbajtur më 20. 3. 1982 në mbledhjen e bashkësisë së klasës të nxënësve të kl. III5 të QAMO “Xhevdet Doda” të Prishtinës.

Mbledhja e bashkësisë së klasës, e kryesuar nga kryetari, filloi në orën 15:00. Në mbledhje, përveç nxënësve të kësaj klase, qenë të pranishëme dhe: drejtori i shkollës, kryetari i KK të LRS të Komunës së Prishtinës, kujdestari i klasës dhe mysafirë të tjerë.

Kryetari i bashkësisë së klasës III5, shoku Agron Berisha, duke e hapur mbledhjen i përshëndeti mysafirët pjesëmarrës në këtë mbledhje. Pasi konstatoi se në mbledhje janë të pranishëm të gjithë anëtarët e bashkësisë së klasës, ai propozoi këtë:

Rend dite

1.      Përgatitjet për pjesëmarrje në aksionin “Mësim, mësim dhe vetëm mësim”;

2.      Të ndryshme.

Pas propozimit të kryetarit , bashkësia njëzëri e miratoi rendin e ditës.

Lidhur me pikën e parë të rendit të ditës fjalën e hapjes e paraqiti kryetari i bashkësisë së klasës. Ai, ndër të tjera, theksoi rëndësinë e këtij aksioni për ngritjen e nivelit të diturive të nxënësve dhe për afirmimin e shkollës, të klasës dhe të individëve në përmasa të gjera krahinore. “Aksioni ka karakter garash – theksoi ai – prandaj shtrohet nevoja që secili nxënës i kësaj klase t’i hyjë me zell punës për t’u përgatitur sa më mirë në mësime”.

Fjalën e mori Artan Gashi, kryetar i KK të LRS të Komunës.

Ky vuri në dukje se aksioni në fjalë, tashmë tradicional në Krahinën tonë, ka për qëllim t’i nxitë gjeneratat e reja për të arritur suksese edhe më të mëdha në fusha të ndryshme të mësimit në shkollë. Ky aksion, krahaskarakterit mësimor, ka për qëllim edhe të zhvillojë frymën demokratike, socialiste e vetëqeverisëse, frymën e bashkim-vëllazërimit e të bashkëjetesës midis të rinjve të kombeve e të kombësive tona. “Prandaj – tha ai – aksioni duhet të kuptohet si një formë e rëndësishme jo vetëm e aktivitetit mësimor, po edhe e ngritjes së vetëdijes socialiste”. Në fund ai uroi që kjo bashkësi të arrijë rezultate të larta në garat e këtij aksioni.

Shoku Besnik Hoti foli për mënyrën se si duhet të organizohet bashkësia e klasës për t’i realizuar sa më me sukses detyrat e mësimit dhe të aktiviteteve të tjera që përfshihen brenda këtij aksioni.

Blerim Gashi tha se ky aksion nuk duhet të kuptohet si fushatë garash për të arritur me çdo kusht ndonjërin nga vendet e para. “Nevojën për të mësuar sistematikisht ne duhet ta ngritim në nivel të vetëdijes se përhershme të secilit nxënës. Aksioni le të shërbejë vetëm si një motiv nxitës, si një rast për ta dëshmuar veten” – tha në fund ai.

Në diskutim morën pjesë edhe Gëzim Kelmendi, Petrit Gruda, Teuta Gashi, Shqipe Demiri dhe Pranvera Hyseni. Të gjithë këta shfaqën mendimin që për secilën lëndë mësimore të formohen grupet bartëse të mësimit, në të cilat do të përfshihen nxënësit më të mirë në lëndën përkatëse. Grupi ka për detyrë të punojë kolektivisht e individualisht me nxënësit e tjerë në mënyrë që edhe ata t’i përvetësojnë mësimet në nivel të duhur.

Pasi nuk pati diskutues të tjerë, pika e parë e rendit të ditës u mbyll me vendimin e miratuar që për këtë aksion të hartohet programi konkret ipërgatitjeve.

II 

Në pikën e dytë të rendit të ditës – të ndryshme, nga disa diskutues u shtrua çështja e rregullimit të oborrit të shkollës. Diskutuesit vunë në dukje se pamja e ambientit të shkollës është pasqyrë e aktivitetit të gjithëmbarshëm të shkollës. Prandaj, të gjithë u pajtuan me propozim konkret që t’i drejtohen drejtorisë së shkollës për të organizuar një aksion të përgjithshëm për rregullimin dhe gjelbërimin e oborrit të shkollës.

Petrit Gruda, pasi e paraqiti dhe e arsyetoi gjendjen e pavolitshme materiale të shokut Luan Kabashi, propozoi që bashkësia e klasës të mbledhë një kontribut solidariteti me të cilin do t’ia blenin shokut të tyre mjetet e nevojshme mësimore. Kryetari i dha në votim këto propozime. Të pranishmit i pranuan njëzëri.

Me kaq mbledhja mori fund në orën 16:00.    

Procesmbajtësi                     

                               Afrim Gurra

(NGA: MA. MENTOR HAJRIZI, Portali Shkollor)